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どうして確認漏れ・ミスは起きる?4つの原因と対策

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確認しといてって言ったよね?

なんで確認漏れがあるの?

 

業務中に一度は経験してしまうことではないでしょうか?

 

なぜ確認漏れは起きてしまうのでしょう?

 

今回はその原因と解決法についてご紹介させていただきます。

悩み:自分や部下が確認漏れやミスを度々してしまう

この記事を読むと…

結果:確認漏れやミスをしなくなる

   →手戻りが減り、効率的に仕事が進むようになる

 

また、部下を持つ方はこちらの記事も参考になると思います。ぜひご覧ください。

部下のミスを減らすために上司ができることは?

www.maruno1.com

  

なぜ確認漏れ・ミスは起きるのか?

確認漏れ・ミスが起こってしまう原因は大きく4つあります。

まずはこれを押さえましょう!

 

口頭のみで指示してしまう

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口頭で確認内容を説明してしまうことは割とありがちであり、これが最も確認漏れが起こりうる原因だと考えられます。

 

口頭での説明には

 ①指示した時に抜けがあることに気づかない

 ②指示を出す側と受ける側でイメージの共有がしづらく、勘違いが起きる

 ③指示を受ける側がメモなどを残さなかったために忘れてしまう

などとミスが起こりうる状況が多数あります。

 

特別に準備がいらず、どこでもできることなのでついやってしまいがちですが、だからこそミスは起きてしまいます。

 

具体的な項目をまとめていない

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具体的に言うとチェックリストやto doリストのようなものが作成されていない場合です。前項でいうところのメモもそれにあたります。

上記のようなものがないと、ひとつひとつの項目を正確に確認できないため、思い込みなどによって抜け漏れが発生してしまいます

 

簡単なことなのですが、意外とやれていない人って多いんですよね。なぜかというと、「このくらいのことならメモしなくてもすぐやるし、覚えていれる」と謎の自信を持っちゃうからだと思います。

 

しかし、そういう時に限って、すぐにやらないし、すぐに忘れてしまいます。人とは大体そういうものです。

 

他者による項目確認がされていない

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確認項目を具体的に抽出していても、抜け漏れが発生する場合があります。

これは思い込みや想定の範囲が人によっては狭い場合(例:仕様や担当をすべて把握していないなど)があるからです。

 

自分では、「抜けがない!完璧にまとめられている!」と思っていても、そうではないことがほとんどです。

 

最低でもダブルチェックはしないと抜け漏れが起こる確率は高いです。

 

目的を理解していない・意識的にできていない・注意力が低下している

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ここまでの内容をふまえて項目を作ったとして、リスト作成者と確認者が違う場合もあると思います。

 

その際、なぜその項目を確認しないといけないのか、目的とミスが起こった場合の事象が明確になっていないと、いい加減な確認が行われてしまう可能性があります。 

なぜなら、やる意味と自分の責任が分からないからです。

 

もちろん、正確な確認が必要だからリストが作られているということ自体は理解しているのでしょう。

しかし、同じリストを利用したチェックが毎日のように繰り返されると、「今日も大丈夫だろう」と無意識に思ってしまうことがあります。そんなときこそ確認ミスは発生します。

 

その他の原因の可能性も…

場合によってはその他の原因があるかもしれません。

ここまでの原因に当てはまらないのであれば、下記記事を参考に分析してみてください。

どうして同じ問題が起きる?原因を分析して問題の再発を防止!

www.maruno1.com

 

どうやったら確認漏れ・ミスを防げるのか?

前項でまとめたことが原因であれば、解決案はその逆です。

 

口頭のみで指示しない

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口頭で伝えるのではなく、簡単なリストなどを用いて説明しよう!

口頭のみの説明は避け、手書きのリストなどと併用して説明をするようにしましょう。また、項目の言葉の表現があいまいになっていないか、相手が理解できているのか確認を怠らないようにしましょう。

ほんの数分確認するだけで、数時間にもなるミスの対応をなくすことができます。

 

簡単なメモにはこちらがおすすめです。

  

具体的な項目をまとめておく

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チェックリストなどを作成し、項目を明確にしよう!

チェックリストやto doリストのようなものを作成し、項目を具体的にしましょう

些細なことであっても、必ず項目を具体的にまとめて目に付くようにしましょう。

前項でも説明しましたが、謎の自信がある時に限って、すぐにやらないし、すぐに忘れてしまいます。

最低限メモを残すことを意識しましょう。

 

To doリストならこちらがおすすめです。

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他者に項目確認をしてもらう(ダブルチェックを行う)

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自分で作成したチェックリストやto doリストなどは必ず他者に確認をしてもらいましょう

できる限り上司(自分の仕事の管理をしている人など)に確認を依頼してください なぜなら、部下である自分より思考範囲が広いためです。そのため、抜けや間違いを的確に訂正してもらえます。

 

より正確な確認が必要なものであるならば、トリプルチェックまで行うことが理想です。

しかし、そこまでするのは手間でありより多くの時間が必要となるため、 よほど重要なことでない限りはダブルチェックでOKです。

 

目的を明確にする・急がない・焦らない

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これを防ぐには、目的を明確にするとともに、確認漏れ・ミスが発生した場合どうなってしまうのかを明確にすることが重要となります。

 

単純に項目だけ載ったリストを使って確認をするのと、この項目がダメだったら【人が死亡する可能性がある】とか【1億円の損害が出る】とか書いてあった方が意識しますよね。

 

また、これについては心的要因もあるため、必ずしも防げるものではありません。

しかし、切羽詰まっている時こそ一呼吸おいて、自分を落ち着かせる努力をすることでミスが起きる確率は下がります。決めつけで判断することなく、指差し確認やチェックを確実に行いましょう。

 

また、指示者が不要に急かしたり、煽ったりすればミスが起こる確率は飛躍的に上がってしまいます。指示者として、冷静に状況を判断して、言動には注意しましょう。

 

まとめ

どうでしたでしょうか?

当たり前のことじゃないか!と思った人もいるのではないでしょうか?

 

しかし、当たり前のことができていないからこそ、ミスは起きてしまいます。

当たり前のことを当たり前のようにやる。簡単なようで難しいことです。

 

指示者も確認者も自分のミスがどのようなことを引き起こしてしまうか、改めて意識しなおしてみてください。

 

いくらチェックリストを正確に作っても、最後は一人一人の意識の問題になってしまいます。こればっかりは正直どうしようもありません。

だからこそ、意識付けにこそ最も注力して行動するようにしましょう。

 

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