解決したはずの問題がまた発生することってありませんか？
一度起きたことのある問題だから、対処するには時間もかからないですし、そんなに大ごとにはならないと思います。
でも、その問題が起きるたびに対処していては時間も無駄ですよね。
どのようにすれば問題の再発を防止できるのでしょうか？
どうして同じ問題が起きるのか？
対処したはずなのになぜ同じ問題が起きてしまうのでしょうか？
理由は大きく２つあります。
原因を明確にできていない
1つ目は原因を明確にできていないことです。
同じ問題が起きてしまう最も大きな原因はこれです。
そもそも、その問題の発生原因をおさえなければ、何度でもその問題は発生してしまいます。
例えば、コバエが発生しているからと、そこにいるコバエを処理しても、またコバエは沸いてきますよね？それは発生源であるごみ袋などを処理していないからです。
問題の再発はこのコバエと同じであり、原因はごみ袋と同じです。
まずは、このごみ袋を見つけてください！
そして、そのごみ袋をどうするのかを考えてください。
よくある問題対処の間違いとしては、問題が起こった時にどのように対応するか、といったものです。
これを上の例に置き換えると、発生したコバエをどう処理するか、ということになります。どう処理するかを考えたところで、コバエはまた発生してしまいますよね。
それでは意味がないです。
問題が起きたときは必ずその原因を明確にしましょう！
共有できていない
2つ目の原因は共有ができていないことです。
問題が発生し、原因をつきとめたところでそれを理解しているのは当事者だけです。
その問題に関わらなかった人たちは知る由もありません。
だから、当事者以外の方が問題を起こしてしまいます。
これを防ぐには、問題が起きたこと、その原因などについての情報を共有する必要があります。
内容は要点をおさえた簡潔なものにしましょう。あまりにも情報量が多いと理解が難しく、問題再発につながります。
原因を明確にするには？
では、原因を明確にするにはどうしたらよいのでしょうか？
やり方は簡単です。
事実を整理
まずは問題が起きたときの事実整理をしましょう。
これは4W1Hに当てはめてみると簡単です。
4W1Hとは
・いつ (When)
・どこで (Where)
・だれが (Who)
・何を (What)
・どのように (How)
のことです。
ほとんどの問題は【何を】【どのように】 したかによって起こります。
【何を】【どのように】の項目は最も情報が多くなります。
ここでは、行動手順について明確にしましょう。
【いつ】を明確にする理由として、特殊な場合がありうるからです。
例えば、たまたま問題が起きた日時に配電盤の整備をしていた場合などです。
問題によっては、これだけで原因を明確にできます。
まずは問題を4Ｗ1Ｈに当てはめてみましょう。
状況を整理
次に心境など4W1Hに含まれない事象について整理します。
例えば、時間的に余裕がなく焦っていたなどです。
上記の例から原因を考えると、
なぜ時間的に余裕がなくなってしまったのか？
などについて考えていくことが重要です。
4Ｗ1Ｈの補足情報として、内容をまとめましょう。
なぜなぜ分析をしてみる
さらに問題分析をする際には【なぜなぜ分析】が便利です。
なぜなぜ分析とは？
なぜなぜ分析とは、ある問題とその問題に対する対策に関して、その問題を引き起こした原因を考え、さらにその原因を引き起こした原因を考えることです。
つまり、原因の原因を繰り返す考えることにより、問題の根本的な原因をつきとめ、その問題への対策を決める手段です。
トヨタ生産方式として、トヨタ自動車が使っていることで有名な手段の一つです。
なぜなぜ分析のポイント
なぜなぜ分析を行う上でのポイントは、
① 分析目的を明確にすること
② 前提条件を明確にすること
以上の2点です。
これは必ず押さえておいてください。
なぜなら、本来の目的から脱線することが起こりやすいからです。
なぜなぜ分析をしてみるとわかるのですが、なぜかを考えているとあれもこれもと考えてしまい、情報が発散しやすいのです。
気を付けて行ってください。
必ず共有する
”どうして同じ問題が起きるのか？” の項目でも書いていますが、必ず情報の共有をしてください。
繰り返しになりますが、
問題が発生し、原因をつきとめたところでそれを理解しているのは当事者だけです。
その問題に関わらなかった人たちは知る由もありません。
だから、当事者以外の方が問題を起こしてしまいます。
これを防ぐには、問題が起きたこと、その原因などについて情報を共有する必要があります。
では、どのようにして共有するのがいいのでしょうか？
朝礼など多くの人が集まる場で共有する
1つ目は朝礼など多くの人が集まる場です。
問題の再発を防ぐためにはより多くの人に共有する必要があります。朝礼のように人が多く集まる場は適しています。
注意点としては、口頭での説明となるため、要点をおさえて簡潔に説明しなければ、伝わりづらいことです。間違って伝わる可能性もあります。
事前に話の内容をまとめておきましょう。
メールで共有する
2つ目はメールです。
情報を多くの人に共有するうえでメールはとても便利です。
概要と詳細を分けて書いておくと理解しやすいでしょう。
注意点としては、1日に多量のメールを受信するような方の場合は読み飛ばされる可能性があることです。
それを防ぐポイントとしては、題名の文頭に【重要】や【必読】などを書いておくことです。
まとめ
問題の再発は、対処などに時間がかかってしまい、とてもムダです。
一度起こった問題については、必ず原因をつきとめ、原因の排除に努めましょう！
また、原因の明確化のやり方については、問題解決だけでなく、方針を考える際などにも使うことができます。
ぜひ応用してみてください。
それでは、
皆さんが少しでも早く家に帰れますように
