仕事をしていて、
- たしか～
- ～だったと思います
- 聞いた話だと～
とような言葉を使ったり、聞いたりすることはありませんか？
誰しもが毎日のように言ったり使ったりする言葉のはずです。
そして、決まってこれらの言葉を使う場合、自分の発言に自身がない場合だと思います。聞く場合も相手はどこが自信がなさそうではないでしょうか？
自信がないからこそ、そのような曖昧な表現をするのですから当然だと思います。
なぜ自信がないのかというと、
- 思い込み
- 勘違い
の可能性があるかもと思っているからです。
このような場合はミスが起こる可能性が非常に高くなります。
では、どのようにしてこのミスを防げばいいのでしょう？
思い込み・勘違いによるミスの防止法
デスクワーク編
エビデンスを確認する
まずはエビデンスを確認しましょう。
エビデンス（evidence）とは日本語にすると「証拠、根拠」という意味です。
エビデンスとは具体的になにかというと、裏付けとなる資料やデータなどです。
コミュニケーションエラーの場合はメールなどでも可です。
とにかく目に見える形であるものであることが前提です。
他者の承認が得られている資料なら、なお良いです。レビューや審査会などの資料がそれに当たります。
このような資料を確認することで思い込みや勘違いがないかどうかを確認しましょう。
口頭でのやり取りは信用しない
口頭でのやり取りは全面的な信用をしてはいけません。
なぜなら、相手の思い込みの可能性もあり、自分の解釈ミスの可能性も発生しうるからです。また、何がエビデンスなのかわからないのも理由に挙げられます。
口頭でのやり取りは、いつ誰から聞いた情報かをメモしておいて、後々エビデンスとなる資料やデータが見つかれば、利用するようにしましょう。
もしくは、話を聞いた際にエビデンスとなる資料をメールで送付してもらったり、印刷した資料をもらったりしましょう。
エビデンスがなければ、その情報が正しいかどうか判断ができません。
口頭でのやり取りでは特に思い込みや勘違いが発生しやすいので注意しましょう！
作業時編
指差し確認する
必ず指差し確認するようにしましょう。
指差し確認することで確認したかどうか曖昧になってしまうのを防ぐことができます。つまり確認したと思いこんで作業を進めることを防げるのです。
ですが、やはり人が確認する以上は抜け漏れが発生しうるので、チェックリストがあることが好まれます。
チェックリストと指差し確認を併用することで、より思い込みや勘違いを防ぐようにしましょう。
他人の確認したものは自分でも確認する
自分以外の人が確認したものは自分でも確認することを心がけましょう。
人が確認しているので、見間違いや確認不足はどうしても起こりうるものです。
ダブルチェックの意味としても自分の目で確認することがオススメです。
メモをとる
何かあったときに確認不足を指摘される可能性があります。
チェックリストがあれば、それが確認不足ではない証拠になりうると思います。しかし、それがない場合は、確認不足を否定できる証拠がありません。
そのため、チェックしたものはメモに取るようにしましょう。
メモすべきことは、
- 日時（○月○日、○時○分）
- 確認したもの
- 問題の有無
の３つです。
そして、メモは消せないボールペンで書くようにしましょう。
なぜなら、鉛筆やシャープペン、消せるボールペンは後から書き換えが可能なので、証拠としてはすこし弱くなってしまうからです。
必ず消せないボールペンでメモを取りましょう。
また、ほとんどの職場では情報保護のために写真を取ることを禁止しているので、写真を残すのはやめておきましょう。
もしくは、写真を撮ってよいか上長に確認してから行うようにしましょう。
まとめ
人が行う以上ミスはつきものです。
思い込みや勘違いというのも起きてしまうのも事実です
だからといって、それらすべてが許されるわけではありません。
どういう理由があってもミスはミスなのです。
そのため、ミスを起こさないように努めることが重要です。
どんな場合でも確認を怠らないように努め、確認したという事実が分かるよう資料やメモを残すようにしましょう！
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