周りの先輩も自分とあまり仕事量変わらないのに何で進めるのが早いんだろう？
自分と先輩の仕事のやり方の違いは何だろう？
仕事の慣れもあるだろうけど、それ以外に何かないかな？
そう思って、自分の仕事をやりながら、周りの先輩や上司の仕事の仕方を観察してみました。
そうすると、仕事が早い人には仕事のやり方に共通点があることに気づきました。
ポイントは【マルチタスクをしないこと】です。
そこで今回は、
- マルチタスクをしない方がいい理由
- 仕事を早く進める方法
についてご紹介させていただきます。
僕はマルチタスクをやめたことで仕事の進度が早くなり、結果として評価され、新卒4年目で開発リーダーになることができました。
マルチタスクとは？
マルチタスクとは、辞書中には
1台のコンピューターで複数の作業を同時に処理するオペレーションシステムの機能
と記載されています。
一般的には
同時に複数の作業をすること
という意味で使われることが多いです。
ながらスマホのような行為がこれに当たります。
仕事上では、電話対応しながらの資料作成などがマルチタスクに当てはまります。
マルチタスクをしない方がいい理由
僕は仕事を早く進めようと思い、試験を行いながら、データをまとめて、次の試験の条件を考えつつ、打合せ用の資料を作ったり、他業務のメール対応をしたりと無意識のうちにマルチタスクしてしまうことが多々ありました。
でも、マルチタスクは絶対にしない方がいいです。
マルチタスクをしない方がいい理由は大きく2つあります。
情報処理がうまくできなくなる
1つ目は、情報処理がうまくできなくなることです。
マルチタスクをすると、それぞれの仕事の情報がごちゃごちゃになりやすく、情報の処理・整理がうまくできなくなり、進みが悪くなります。
学生の時に、音楽を聴きながら国語などの問題を解いたらやたら時間がかかってしまったなんて経験ありませんか？それと同じです。
動的な業務（電話対応や試験など）と他業務とを並列に行うマルチタスクだと特にこの傾向が強くなる気がします。動的な業務の場合はそちらに集中してしまいがちになり、もう一方の業務がおろそかになりやすいため、そういった傾向が出やすいと考えられます。
僕はまさにそういう状態になっており、結果としてミスが増えてしまうことが多々ありました。これをやめることで簡単なミスをなくすことができました。
疲れやすくなる
2つ目は、疲れやすくなることです。
繰り返しになりますが、マルチタスクをするということは2つ以上の業務を並列に行うことです。
1つの業務を集中して行うだけでもかなり頭が疲れてしまいます。それなのに、同時に2つ以上のことをやってしまえば、それ以上に疲れてしまうことは容易に想像できると思います。
つまり、1つの業務を行う場合と作業時間は同じでも、疲労がたまりやすくなります。情報処理がうまくできない、頭は疲れがたまっているという状態で作業を同じ時間だけやっても、結果として進捗は悪くなっているということになりかねません。
僕は与えられた業務が終わらないからと、残業をすることが多々ありましたが、疲れた頭でやっても終わり切れるはずがなく、次の日に持ち越してしまうということが度々ありました。
原因はまさにマルチタスクをやっていたことにあり、これを改善することで疲労度もかるくなり、残業時間も2/3程まで減らすことができるようになりました。
仕事を早く済ますにはシングルタスク！
ここまでで、マルチタスクでは仕事が早く進まないことが分かったかと思います。
では、どうしたらよいのか？
僕の体験を含めて少し話をさせていただいてますが、ポイントはシングルタスクを意識することです！
シングルタスクとは？
マルチタスクは、同時に複数の作業をすることでした。
それに対しシングルタスクとは、一度にひとつずつ作業を行うことです。
意識してやることは？
シングルタスクを行う際には３つのことを意識しましょう。
ひとつひとつを確実に終わらせる
1つ目はひとつひとつの仕事を確実に終わらせていくことです。
1つの仕事をやっている途中で別の仕事に取りかかったり、別の内容の打合せを入れたりしないようにしましょう。
それが難しい方は、次の項目を意識しましょう！
区切りのいいところまで終わらせる
２つ目は区切りのいいところまで終わらせることです。
例えば、調査報告資料を作る場合を考えてみましょう。
・何の調査が必要かをしらべる
・調査結果をまとめる
・調査結果に対し、どう対応すべきか考える
など項目ごとに切り分け、各項目が完了したところで別の仕事に移るようにしましょう。
何かを考えている途中、資料をまとめてる途中などでは区切らないでください。
なぜなら、どう考えていたのか？どのようにまとめていたのか？などを思い出すにはすごく時間がかかってしまうからです。その時間って仕事自体進まないムダなものですよね。
なので、項目で区切ることを意識して行いましょう。
追加された仕事はメモを残して後対応
3つ目は追加された仕事はメモを残して後対応することです。
よっぽどの緊急事態を除いては、すぐ対応しないといけない仕事はないと思います。
なので、追加で仕事を頼まれた場合は内容についてメモを残しておきましょう。
そして、そのとき行っている仕事が終わる、もしくは区切りがいいところまで終わったところで対応しましょう。
まとめ
仕事を早く済ますために、まずはシングルタスクをここがけましょう！
仕事が早い人はマルチタスクをしているイメージがあるかもしれませんが、本当に仕事ができている人ほどシングルタスクを心がけています。
確実にそれができるようになりましょう。
それでは、
皆さんの仕事が早く終わりますように
