スケジュールがうまく組めない
計画したスケジュールが思ったように進まない
僕がサブリーダーになりたての頃、スケジュール設定をする仕事を任されたのですが、上記のような悩みを持っていた時期がありました。
また、それが原因で、設定していたイベント（打合せやプレゼン、販売日など）までの余裕がなくなってしまい、夜遅くまで残業しなければならなかったり、どうしようもなくなって日程を再調整しなければならなかったりしないといけなくなるということが、度々ありました。
このままではいけないと思い、
そもそもそうなってしまう原因は何なんだろう？
管理をうまくするにはどうすればいいんだろう？
と原因分析と改善案を考え、行動に移しました。
結果として、
- スケジュール設定・管理がうまくいかない理由
を明確にすることができ、
- 無理なく日程を守れるスケジュール設定方法
- 正確なスケジュール管理法
を確立することができるようになりました。
これから、それらについてご紹介させていただきます。
僕はこれを心がけたことで、結果として評価され、新卒4年目で開発リーダーになることができました。
スケジュール設定・管理がうまくいかない原因は？
そもそもスケジュール設定・管理がうまくいかない原因は何なのでしょう？
それはスケジュールを組む際の準備不足が大きな原因です！
では、どのように準備ができていないのでしょうか？
それは次の3つです。
業務内容の把握ができていない
1つ目は業務内容の把握です。
そんなことやってるに決まっているじゃないか！
と言いたくなる方もいるでしょう。
実際、多くの方は業務内容を把握してします。
しかし、その多くは大まかにしか把握していないことがほとんどです。
例えば、朝一にその日に行う業務をまとめている場合を考えてみましょう。
その日は、打合せと資料作成が業務内容です。
多くの人は
- 打合せは、何時からどこでだれとやって、内容は〇〇についてだったな…
- 今日作る資料は、報告用だからいつものフォーマット通りだな…
など考えて行動にうつると思います。
このとき、
- 打合せの目的は✖✖だから、事前に関連資料を見ておこう
- 自分も意見を述べるだろうから、何度も打合せをやらないためにも根拠となる資料の準備をしておこう
- 資料は△△さんが管理しているだろうから事前に連絡しよう
など細かな内容を考えているでしょうか？
このように詳細を考えていないと、予定外の業務が増えてしまいます。
つまり、スケジュール設定時にそれを考慮していないと設定する時間が短くなりすぎる危険があります。また、スケジュール管理する場合にも業務内容が把握できていない場合、必要な時間や人数が適切でないことに気づけないため、後手後手にならざるをえません。
当人からすれば予定外でしょうが、その多くは必須項目でありスケジュールに組み込んでおくべきことです。
必ず各業務の始めから終わりまでを想像し、詳細な内容まで明確にしましょう。
時間設定があいまい
2つ目は時間設定です。
先程の例から考えてみましょう。
- 打合せの時間は、今までの傾向からだいたい1時間くらいあれば話がまとまるだろう
- 資料はフォーマット通りだから、そんなに時間かからないだろうな
のように考えていませんか？
先程の内容を含んでしまいますが、詳細な内容を考えていないと業務の時間設定を短くしてしまいます。
それにより、時間に余裕があると思ってしまい、他の人の業務を受けてしまい、結果としてスケジュール通りに進まないということが起こりえます。
また、上記例において
- 打合せの時間は、今までの傾向からだいたい1時間くらいあれば話がまとまるだろう
とありましたが、この考えはよくありません。
1時間と設定したのであれば、1時間内に終わらせるにはどうすればよいかを考えるべきです。例えば、進行の仕方や必要そうな補足資料や関連資料を考え、準備しておくなどです。
初めて行うものに関しては、やったことのある人に話を聞き、少し長めに時間の設定をしましょう。
スケジュールに余裕(マージン)がない
3つ目はスケジュールのマージン設定です。
スケジュールの設定に余裕(マージン)がないと、問題や追加要件が発生した際に対応ができません。
また、スケジュールに余裕がないと、気持ちに余裕がなく焦ってしまいがちになるので、簡単なミスが起きがちです。
そうなるとスケジュールに遅れが出てしまいます。そこから、間に合わそうと急いでも、ミスを誘発するだけでろくなことになりません。
ぎちぎちのスケジュールを組んで、「間に合います！」 と自信ありげに答えられる方っていますよね。そして、そういう場合って、たいてい予定通りに終わりません。
必ず数時間の余裕や数日の予備日を設定しておきましょう！
スケジュール管理を正確にするには？
ここまでスケジュール設定・管理がうまくいかない原因を挙げてきました。
それでは、次に解決方法についてです。
3つの原因を解消する
まずは、【 1. スケジュール設定・管理がうまくいかない原因は？】で挙げた3つの原因を解消してください。
つまり、
①詳細まで内容を把握する
②適切な時間設定を行う
③余裕を持ったスケジュールを立てる
ということです。
to doリストを用いて管理
スケジュールを管理するうえで、to doリストはとても便利です。
では、to doリストを使ったスケジュール管理を紹介します。
to doリストとは？
to doリストとは現在するべきことを書き出したものです。
一般的なものとしては箇条書きのメモのようなものでしょう。
例えば、下記のようなものです。
例）
〇プロジェクト会議
〇資料作成
〇部長へ試験結果報告
このように一目で分かるような単語や短文が一般的なものだと思います。
to doリストの使い方
①手帳
手帳を使用している方は、その日の欄にto doリストを作成しましょう。
このとき、必ず一か所にまとめるようにしましょう。ばらばらに書いてしまうと見落としの原因になります。
また、手帳によってはto doリスト用の欄が設定されているものもあります。
下の図のようなものですね。
ぜひ自分の使いやすいものを探してみてください。
②ノート
ノートを使用している方は、手帳と同様にTo doリスト用のスペースを確保し、一か所にまとめて書きましょう。
あちこちに書いてしまうと見落としの原因になりかねません。
一目で把握できるようにしましょう！
書き方の例として、下の図を参考にしてください。
③アプリ
iPhoneを使われている方なら初期アプリの【リマインダー】がTo doリストとして使えます。また、App Storeで探すと様々なアプリがあります。自分に合ったものを探してみてください。
また、有名なアプリだと、【Evernote】が挙げられます。このアプリは複数のデバイス(スマホやパソコンなど)やアカウントでデータを共有できるため、グループで使うのに便利です。
その他スケジュールアプリでも同様の機能が備わっているものがあります
ぜひ活用しましょう！
原因に対応したto doリスト
①項目の詳細化
前項のようなTo doリストの書き方だと詳細な内容が把握できませんよね？
なので、リストの書き方は
〇大項目
〇中項目
〇小項目
と段々にして、各項目の詳細は何か明確にし後々考える時間を削減できるよう分かりやすくしましょう。
使い方としては、
①済んだ小項目にチェックをいれる
②小項目がすべて済んだら中項目にチェックをいれる
③中項目がすべて済んだら大項目にチェックを入れる
といった感じです。
下記の例を参考にぜひ作成してみてください。
例）
〇 XXプロジェクト
〇会議
〇 進捗報告会議
〇 XXX仕様相談
〇 グループ共有会
〇試験
〇 XXX
〇 ●●●
〇報告資料
〇 進捗報告会議資料
〇パワポ（全体発表用）
〇ワード（概要資料）
〇 XXX試験事前報告書
②時間の設定
To doリストを作成したら、各項目に必ず時間を設定しましょう！
時間を設定しないとスケジュール管理がやりづらくなりますし、だらだらと仕事をやってしまう原因となります。
あまりにも短すぎたり長すぎたりする時間設定は避けましょう。
気持ちに余裕がある場合は、ぎりぎり終わるかどうかという時間設定をするというのもオススメです。
なぜなら、ぎりぎり終わるかどうかという時間設定に対し仕事をすることで、集中力が増し、自分の業務スピードを上げることができます。
これはスポーツと同じですね。余裕のある練習をしてもほとんど上達しません。ぎりぎりできるかできないかといった練習をすることが自分のスキル上達につながります。ちょっとしたゲーム感覚でやって楽しんでみてください。
時間を区切って、集中して取り組みましょう！
例）
〇 XXプロジェクト
〇会議
〇 進捗報告会議（60分）
〇 XXX仕様相談（60分）
〇 グループ共有会（60分）
〇試験
〇 XXX （60分）
〇 ●●● （60分）
〇報告資料
〇 進捗報告会議資料
〇パワポ（全体発表用）（60分）
〇ワード（概要資料）（60分）
〇 XXX試験事前報告書（30分）
※試験など時間が不明確なものは目安として設定する
※遅れが生じた場合に残業時間でリカバリーがきく業務量を設定する
まとめ
スケジュール管理がうまくいかない原因は３つです。
これを解消しないことには、思った結果は出せません。
まずはこの原因の解消を目指しましょう！
納期ももちろん大事ですが、健康な身体と精神あってこその仕事・業務です！
両立するためには、円滑に業務を進める必要があります。
そのためには、時間をかけた下準備が必要です。
下準備とは、明確で正確なスケジュール管理です。
それを達成するためにも、項目の詳細化と時間の設定２つの要素をTo doリストに加えることで作業効率を上げましょう！
そして、自分の自由な時間を部下にも自由な時間をもっと増やしてやりたいことをやりましょう！
それでは、
また
