スケジュール帳やメモ帳、ノートなどにメモをとることは毎日のようにあると思います。
でも、
- このメモなんだっけ?
- メモしてるけど内容が分からない…
なんてこと度々ありませんか?
それではメモの意味がありません!
じゃあ、どのようなメモの書き方をすればよいのか?
今回は手書きでもスマホでも何でも簡単にできるメモの書き方をご紹介します!
僕はこのようなメモを取るようになって、改めて上司に内容を確認しに行ったり、締め切りギリギリで思い出して対応したり、といったことをなくすことが出来ました!
おかげで評価も上がり調子です!
みなさんもぜひお試しください!
一目で分かるメモの書き方
一目で分かるメモの書き方について、実物を見るほうが理解しやすいので、まずは具体的な例を上げてみます。
例えば、
‣〇〇の打合せについて
資料作成
部長報告のため
打合せの前日まで(日程未決定)
前日の〇〇の報告資料をベースに作成
‣プロジェクトA
他社製品調査
新製品仕様検討のため
◯日までに
といった感じです。
一目でどういう内容のものなのか分かると思います。
このメモの書き方のポイントは4つあります。
- 何についてか?
- 何をするのか?
- なぜするのか?
- いつまでにするのか?
この4つをまとめておくだけでいいです。
では、なぜ上記の4つのポイントをまとめておく必要があるのかご説明させていただきます。
一目で分かるメモのポイント
何についてか?
まず初めに何についてのメモなのかをはっきりさせましょう!
例えば、
複数のプロジェクトに携わっている人なら、何のプロジェクトなのか?
1つのプロジェクトに携わっている人なら、プロジェクト内の複数の分野の内のどれなのか?
などが挙げられます。
これが分からないと、以降何のメモなのかわからなくなってしまいます!
ご注意ください!
何をするのか?【行動の明確化】
次に具体的な行動を明確にしましょう!
資料を作成するのか?
相談しにいくのか?
調査をするのか?
準備をするのか?
などどういう行動をするのか分かるようにメモすることが重要です!
なぜするのか?【目的・理由の明確化】
次になぜやるのか、目的や理由を書いておきましょう!
目的や理由がないと、本当にやる必要があるのか、どのような方針でやるのかの判断ができません。
これが分からないと的はずれな行動をとりかねず、失敗やムダの発生につながります。そうすると時間をムダに浪費してしまい、残業が増えてしまいます。結果的に評価の低下にもつながります。
目的や理由は必ず明確にすることを習慣化しましょう!
いつまでにするのか?【期限の明確化】
次にいつまでに完了するべきなのか、期限・締切を必ず書いておきましょう!
期限や締切が分からないと優先度もつけづらく、つい後回しにしてしまいます。
そうしておくとその存在自体忘れてしまい、「そういえば〇〇は終わってるよね?」なんて直前で言われて、対応するのにてんやわんやしてしまいます。
期限や締切を必ずメモして、スケジュールに入れ込んでおくようにしましょう!
+α【方法・手段の明確化】
最後にできれば書いておいたほうが良いのが、方法や手段です。
これは行動をより具体的にするために必要な項目です。
行動をより具体的にしておくことで、余計なことをしたり、方法を考える時間を削減できます。
ここまで事前に言われることは少ないので、メモをとるときに自分から質問する必要があります。
しかし、「どうやったらいいですか?」と漠然とした質問をすると「自分で考えろ」と言われて終わりです。
なので、具体的に「こうやったらいいですか?」と質問できるときはその場で確認し、方法や手段について想像がつかないときは後々確認するほうが良いです。
まとめ
コレまでの内容を改めてまとめると、メモをするときのポイントは、
- 何についてか?
- 何をするのか?【行動の明確化】
- なぜするのか?【目的・理由の明確化】
- いつまでにするのか?【期限の明確化】
の4つと+αとして、
- どのようにするのか?【方法・手段の具体化】
を押さえておくことが大事です。
これらをまとめておくことで、一目で分かるメモが完成します!
このようなメモのとり方一つで以降のスケジュール管理や仕事の進め方に差が出ます。たったこれだけですが差が出てしまうのです。
なぜなら、多くの人が一つ一つの仕事をあいまいになんとなく進めてしまっているからです。スケジュール管理をしていても、そこに細かな仕事の一つ一つが盛り込まれていなかったら、それは想像の枠を超えることは出来ません。
だから、予定通りに進まないなんて言うことが頻発してしまうのです。
小さなことですが、まずは使えるメモの書き方を押さえて、仕事を確実に進められるようにしていきましょう!
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