報告や調査データのまとめなどで資料を作成することは毎日のようにあると思います。
資料を作成して、打合せや報告に使ってしまったら、自身のパソコンもしくは会社のサーバー上などに保存して終わり。
そうしていませんか？
では、なぜそうやって保存しているのでしょう？
エビデンスとして？
この先、作成する資料の参考として？
会社でそう決まっているから？
なんとなく？
いずれにしても保存しておく以上は、この先見直したり、参考にしたりする可能性があるということです。
つまり、資料は作成して見てもらって、報告して、それで終わりではないのです。
数日後、数ヶ月後、数年後に見返すもしくは他の人に見返される可能性があるのです。
そのため、資料を作成するときにはそういうときのことを想定して情報を組み込んでおく必要があります。
では、どのような情報を組み込んでおく必要があるのでしょう？
組み込むべき内容は？
これから先に見返すことを想定した場合、資料に組み込むべき内容は
- 目的
- 結論
- 過程
の３つに加え、
- 作成日
- 作成者
を明確にしておくことが必要です。
はじめの２つ（目的、結論）は言わずもがな、説明する上でこれがなければ、何が言いたいのか、何のための資料なのか全くわかりません。
これから先どころか今から行う打合せや報告などにさえ支障をきたします。
必ず明確にしておきましょう。
これらについては以下の記事で詳しく書いているので、ぜひご覧になってください。
次に、過程についてです。
これは結論に至るまでの考え方が分かるように詳しい情報をまとめておきましょう。
また、情報をまとめる際には誰が見ても分かるような表現、理由付けをしておきましょう。
そうしていないと自分が見返したときでさえも「何の話だっけ？」と考えないとわからないものになってしまいます。
今の自分が知っている情報を未来の自分が覚えているとは限りません。
実際、１年前にやっていた仕事を事細かに覚えていますか？
すべてをすぐに答えられる人はごく僅かでしょう。
必ず誰が見ても分かるような表現、理由付けをしておきましょう。
このとき、表や図、グラフにまとめたり、箇条書きで表記したりしておくと直感的にわかりやすいのでオススメです。
そして意外と書かれていないことが多いのが、作成日と作成者です。
これがないと他の資料との時系列がわからなくなり、どれが最終的な資料なのか分からなくなったり、内容がわからないときに誰に聞くべきなのかが分からなかったりしてしまいます。
そうなると、それらを調べるのに時間がかかってしまい、仕事の進捗が悪くなってしまいます。
以上のことから、資料には
- 目的
- 結論
- 過程
- 作成日
- 作成者
の項目は組み込んでおくべきです。
見返したときに理解できるか？
作成した資料は作成日の翌日など、別日に改めて確認しましょう。
これは見返したときに理解できるかを一度自分で確認するためです。セルフチェックですね。
作成日と異なる日に確認するのは、表現や理由付けが適当なものになっているのか判断するためです。
作成日当日は、それがわかり易い内容だと思って書いているので、その日に確認しても効果は薄いです。
なので、作成日とは異なる日に確認を行いましょう。
そして、ちょっと考えないとわからなかったり、違和感を感じたりした表現などがあれば修正しておきましょう。
そうすることでよりよい資料となります。
作成するその時に数分頑張っておけば、見返したときに何時間も悩まなくて済みます。
これから先のために今本のちょっとだけ頑張りましょう！
まとめ
資料は作成して見てもらって、報告して、それで終わりではありません。
数日後、数ヶ月後、数年後に見返すもしくは他の人に見返される可能性があります。
資料作成の際、ほんの数十分頑張っておくだけで、未来で数時間もしかしたら数日悩む必要をなくすことができます。
また、未来の自分もしくは自分以外の人が見て、理解できる内容の資料ということは、これから打合せや報告をする相手にとっても理解しやすい内容の資料といえます。
そのような資料を作ることができれば、あなたに対する評価は自然と上がっていくことでしょう。
たかが資料作成かもしれませんが、資料の出来をみれば、その人の理解度も分かるものです。「たかが」などと思わず、資料作成に取り組んでみてください。
