何の話？
結局何が言いたいの？
などと言われてしまい、伝えたいことが思うように伝わらない事があると思います。
しかし、説明の仕方なんて学校では教えてくれませんし、会社に入ってからも研修で教えてくれることも、教えてくれる先輩や上司もなかなかいません。
そこで今回は「どのような説明をすれば相手に伝わるのか」について紹介していきます。
僕はコレを意識するようになって、次のような結果が得られました。
- 自分の考えを理解してもらえるようになった
- 会議やレビューを任されるようになった
- 評価が上がり入社４年目でリーダーとなった
それでは、詳しい内容について紹介していきます。
伝える順番を意識する
相手に伝わる説明をする上で重要なのは話す順番です。
人は話を聞きながら、話の内容を頭の中で整理していきます。
そのため、その話の内容が整理されておらず分かりづらかったら、頭の中で整理するのも難しくなります。
つまり、話を理解しづらくなる＝伝わりづらい状況になります。
そこで、話す順番です。
話す順番を意識することの目的は、話の内容の整理です。
話す内容を整理することで、相手は話の内容を理解しやすくなります＝伝わりやすくなります。
では、何をどのような順で話す必要があるのか整理していきましょう！
始めに項目を明確にする
まずは、自分が伝えたい項目を明確にすることを意識しましょう。
いきなり細かい話から離し始めても、相手からしてみれば
- 何について話なのか
- どういった意図の話なのか
がわかりづらく理解できません＝伝わりません。
次の図を例にして説明していきます。
この図は１つのプロジェクトの構成を簡単に表したものです。
図示していることを簡単にまとめると、
- プロジェクト名はプロジェクトαである
- プロジェクトαはA,B,C,Dの４つの要素で成り立っている
- さらにA~Dの要素はそれぞれ５つの要素から成り立っている
ということです。
では、この図中の"B-9"の話をするとしましょう。
いきなり「9の件なのですが、…」と話始めても、相手には伝わらない可能性があります。
なぜなら、人によっては複数のプロジェクト(案件)に関わっており、プロジェクトαの話なのか、βの話なのか、γの話なのかが分からないとどの話をしているのかがわからないからです。
また、A~Dに類似した内容がある場合には、A~Dのどれなのかすぐに伝わらない可能性もあります。
このように人によっては複数のプロジェクトに携わっていたり、各要素に詳しくなかったりという場合もあります。
だから、この場合は「プロジェクトαのBの９の件なのですが、…」と話し始めることで、項目を明確にしてあげることが重要なのです。
そうした上で話しをすることで、相手は何についての話かが分かり、スッと話に入っていけるのです。
そのため、まず始めに項目を明確にしてあげることを意識しましょう。
大きい項目から小さい項目へ
細かな話をする際、話をする相手によっては内容を詳細に理解していない場合があります。
例えば、打ち合わせの場で他部署の人や他社の人に説明する場合はこれにあたりますね。
このような場合は、大きい項目から順に説明していくことを意識しましょう。
これについても、前項の例を基に説明します。
先程と同様に”B-9”について話をするとしましょう。
このときに話す順番は、
- プロジェクトαについての概要
- プロジェクトαは4つの要素からなる事
- ”B”についての概要
- ”9”の内容について
というように大きい項目から小さい項目へ説明するようにしましょう。
よくある失敗例としては、いきなり”９”についての話を始めたかと思えば、さらに詳細な内容や自分の意見を言い出す、といった場合があります。
自分の言いたいことを言おうと先走ってしまい、結果的に何が言いたいのか理解されないパターンですね。
このような失敗をしないためにも説明の順番を意識していきましょう。
結論⇨理由⇨詳細の順で
これまでは項目の説明の順番に関する注意点でしたが、この項はそれらの詳細内容を説明するときの注意点となります。
各項目における説明の順番の注意点は、結論⇨理由⇨詳細の順で説明していくことです。
はじめに結論を言う理由は、自分の意見(言いたいこと)を明確にするためです。
逆に、なぜ結論を最後にしてはいけないのか？
それは、結論にたどり着くまで何が言いたいのかわからないということに加え、何が言いたいかわからないから最後まで何の話を聞かされているのかが理解しづらく話を整理しづらい事にあります。
そのため、結論をはじめに言い切ってしまいましょう。
また、結論を言った後には必ず理由を言いましょう。
なぜその結論に至ったのか？
ということを明確にしてあげるためです。
理由のない意見に説得力はありません。
説得力のない話は聞いてもらえるものではありません。
必ず理由を明確にしましょう。
そして、最後にその結論と理由に至った元となる詳細に関する話をしていきましょう。
このように結論⇨理由⇨詳細という順番で話すことで、相手は自分の話の意図を理解しやすくなります。
ぜひ実践してください！
まとめ
相手に話を理解してもらえる説明の仕方について理解していただけましたか？
これまでの内容を簡単にまとめると、
- 話す項目を明確にする
- 大きい項目から順に話す
- 結論⇨理由⇨詳細の順に話す
という感じになります。
また、今回の内容はビジネスやアカデミックな場での説明の仕方について内容となります。
⚠エンターテインメント的な場では盛り上がらない話の仕方となりますのでご注意ください
最後に、実践しなければ何の役にも立ちません。読んだだけではスキルは何も身に付きません。
次の成功のためにも、ぜひ実践して自分のものにしてください。
