簡単にできる！処理すべき仕事の順番を決め方

仕事が多くてどれから手をつけていいか分からない

仕事をやり始めたときに誰しも思うことではありませんか？

僕はサブリーダーになって、仕事量が増えたときにこの問題にぶつかりました。

とりあえず 

• 簡単そうなものだから
• 時間がかかりそうなものだから

と適当に手を付け始めたくなりますが、当然それでいいわけがありません。

どうすればいいのだろう？

と思い、優先順位を決める上で何が大事な要素か考えました。

結果、必要な要素はたった2つなのだと気づき、これにより、

• 簡単に優先順位をつけられる
• 適切なスケジュール設定ができる

ようになりました。

そこで、今回は

• 処理すべき仕事の順番の決め方 
• 優先順位を決めるために把握しておくべき情報

について、ご紹介させていただきます。

僕はこれのおかげで適切に仕事の選択ができ、結果として評価され、新卒4年目で開発リーダーになることができました。

処理すべき仕事の順番の決め方は？

処理すべき仕事の順番を決めるにはたった２つのポイントを押さえるだけで大丈夫です。

順番を決めるポイントは？

処理すべき仕事の順番を決めるポイントは各仕事の

1. 重要度
2. 緊急度

の２つです。

それぞれの項目については次のように考えてみてください。

重要度

重要度は規模や他者を巻き込むかどうかで考えます。

例えば、

• プロジェクトの計画と
• 大した内容のないメールや報告書の対応

であれば、重要度は前者の方が高く、後者の方が低くなります。

緊急度

緊急度は期限によって考えます。

例えば、

• 明日までに完了すべき仕事と
• 1週間後までに完了すべき仕事

であれば、緊急度は前者の方が高く、後者の方が低くなります。

また、期限の調整が可能な仕事の場合は緊急度は低くなります。

重要度と緊急度の関係を整理する

重要度と緊急度から、各仕事が次のグラフのどこになるかを整理してください。

グラフの縦軸が重要度、横軸が緊急度です。

縦軸が重要度なので、重要なものは横軸より上になり、重要でないものは横軸より下になります。

また、横軸が緊急度なので、緊急であるものは縦軸より右になり、緊急でないものは縦軸より左になります。

まとめると、次の図のように4つのゾーンに分けられます。

自分の持っている各仕事がどこにあてはまるかを今一度整理しなおしてみてください。

処理すべき仕事の順番は、

1. 緊急であり重要
2. 緊急であり重要でない
3. 緊急でなく重要
4. 緊急でなく重要でない

となります。

重要度より緊急度を優先しているのは、自身のスケジュール通りに進めるため、また他者のスケジュールを崩さないためにも重要ですし、今後の仕事を任されるうえでの信頼性にもつながるからです。

そのため、重要度より緊急度を優先にしています。

処理すべき仕事の順番をスムーズに決めるために

 処理すべき仕事の順番をスムーズに決めるためには、各仕事の重要度と緊急度を把握しておく必要があります。

それらを判断するために

1. 日程期限
2. 内容

を把握しておく必要があります。

日程期限を把握する

各仕事の期限を必ず把握をしておきましょう。

この時のポイントとしては、

なぜその日が期限とされているのか？

を理解しておくことです。

なぜなら、期限設定の理由によって、期限を早めるべきなのか、遅くなってもかまわないのか、適切なのかが変わってくるからです。

例えば、プロジェクト達成までの日程に対し、次のステップに進む期限設定をぎりぎりに設定しているのか、マージンをもって設定しているのかなどです。

調整の可否も含め、把握するようにしましょう。

内容を把握する

各仕事の具体的な内容を把握しておきましょう。

ここで必ず把握しておくべきことは、完了するまでにかかる時間です。

なぜなら、期限に対して余裕があるのかどうか判断できないからです。

例えば、期限は1か月先だけど調査すべき内容が多く、検討して結果をまとめることを考えると今すぐ動き出さなければ間に合わない、といった場合です。

この例のように、完了するまでの時間を想定するためには、具体的な内容を理解しておく必要があります。

そのため、各仕事の目的と内容を把握するようにしましょう。

業務内容の整理にはto doリストの使い方などが有効です。

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まとめ

処理すべき仕事の順番を決めるためには、

• 重要度
• 緊急度

から判断する。

また、重要度と緊急度を判定するために、仕事の

• 内容
• 期限

を把握する。

以上のことを押さえていれば、仕事の適切な優先度を決めることができるようになります。

処理すべき仕事の順番を適切に決められることで、仕事の進み方は変わってきます。

余計な仕事の追加や事後対応は減っていき、スムーズに進められるように変わっていきます。

今回のポイントを押さえて、仕事に活かしていきましょう！

それでは、

皆さんが少しでも早く仕事を終えられますように