上司に指示されて
- 資料を作ったけど多くの修正を指示された
- 調査しているけど最終的にどうまとめるのか知らされていない
この記事を見られている方なら、一度は経験したことがあるのではないでしょうか？
同じように僕も部署配属～3年目の始めまでこんなことはしょっちゅうでした。これが続くとやらされている感じがとても強く、モチベーションもダダ下がっていきますよね。
仕事がある程度できるようになってきた3年目に、
- どうすれば修正を減らせるのか？
- どのようにまとめるべきなのか？
とスムーズに仕事を進めるためにはどうすべきかを考えました。
その結果、
- アウトプットイメージが共有できていないこと
が原因であると分かりました。
それを意識してやったことで、
- 修正することが少なくなった
- 余計な調査をしなくなった
という結果を出すことができ、仕事をやる時間を短縮することに成功しました。
そこで、今回はその内容を次の目次の順番でご紹介させていただきます。
僕はこれを心がけたことで、結果として評価され、新卒4年目で開発リーダーになることができました。
アウトプットイメージとは？
アウトプットイメージとは、提出・報告するにあたり作成する資料や図などの完了時の形式のことです。
すごく大まかなものですが下図が例となります。
アウトプットイメージ共有による効果
僕はアウトプットイメージを共有することで、仕事をやる時間を短縮することに成功しました。これこそアウトプットイメージ共有による効果です。
では、なぜアウトプットイメージが共有すると仕事をやる時間を短縮できるのか、と疑問に持たれる方もいると思います。
調査と処理の2つに分けて、端的に説明させていただきます。
まず、調査についてですが、
- アウトプットイメージが明確である
- アウトプットに対し、必要な情報が何か考えられる
- 必要な情報を得るために、どのような調査が必要か考えられる
- 調査に対し、適切な行動ができる
ということにつながっていきます。
また、処理についてですが、
- アウトプットイメージが明確である
- アウトプットに対し、どのような処理（表計算やグラフ作成など）が必要か何か考えられる
- 処理に対し、適切なソフトを選択して作業できる
ということにつながります。
意識していなければわかりませんが、仕事上には調べたりまとめたりしたけど、使わずに終わってしまう情報は多々あります。アウトプットイメージを共有することでこれをなくすことができます。
つまり、内容を論理的に考えやすくなる結果、ムダな行動を省くことができるから、仕事の時間を短縮することができるのです。
アウトプットイメージ共有時のポイント
アウトプットイメージを共有するときは、次の3つの項目さえ押さえておけばOKです。
目的を明確にする
アウトプットとは、目的に対する結論です。
目的が違えば、全く違う結論になってしまいます。
だからこそ、目的が何なのか明確にしなければなりません。
自分が主体となり行動する場合は、目的を明確にしてできるものです。
しかし、人から指示を受けて行動する場合、行動することを優先してしまい、目的をおろそかにしがちです。資料の作成や物品の受け渡しなど、どのような物事にもなぜやるのか？という目的が必ずあります。
目的こそ行動の軸です。必ず明確にしましょう。
何をやるべきか明確にする
目的を明確にしたら、次はその達成手段を考えます。
すなわち、【何をするか？】です。
例えば、調査や処理についてです。
目的さえ明確であれば、達成手段は会社によって定型的なものがあるかと思います。それがある場合は、それに従いましょう。
ない場合は、目的を達成するために
①最低限しなければいけないこと
②できればしておいたほうが良いこと
を明確にしましょう。
①は必ず行い、②は日程との兼ね合いを考え、やれるかどうか判断しましょう。
ここで注意しないといけないこととしては、手段を考えるがあまり、そもそもの目的からずれてしまうことです。考え込んでいる時こそ、【そもそも何のためにやるんだっけ？】と立ち返ってみてください。
どのように行動すべきか明確にする
最後に、何をすべきかで決めたことをさらに具体的にしましょう。
例えば、必要な情報を集めるにはどこの部署の誰に確認すべきか、物品を納入するにはどこの企業にいつまでに依頼をだすべきか、確認試験はどのような条件でどのような動作をさせるべきか、などです。
具体的にすることで、間違いがないか確認してもらうのもスムーズに進みますし、他の人に依頼するときもミスが起きにくくなります。
自ら考え行動することも重要ですが、各々が考える最適解には差があります。部長が考える最適解と新人が考える最適解はたいてい異なりますし、たいてい部長の考えの方が簡潔ですよね。
そのため、どのように行動すべきかを考え、共有・議論してより良い行動を明確にしましょう。
アウトプットイメージを共有できているか確認する方法
上記のようにアウトプットイメージを共有したけど相手が理解できていなければ意味がありません。
では、アウトプットイメージが共有できているか（相手が理解しているか）どうかを確かめるにはどうしたらよいか？
それは、言葉にして説明できるかで判断できます！
なぜ言葉にして説明できるかでアウトプットイメージを共有できているか判断できるのかというと、何をやるかは説明を聞けば説明することは簡単ですが、目的や背景、理由を理解していないとなぜそれをやる必要があるのか説明することができないからです。
なので、アウトプットイメージについて説明をした後に相手に内容を説明させることを意識して行いましょう。
まとめ
最後にこれまでの内容の概要をまとめていきます。
アウトプットイメージを共有する目的は
- 内容を論理的に考えやすくなる
- ムダな行動を省くことができる
結果として、仕事をやる時間を短くできることです。
アウトプットイメージを共有する際のポイントは
- 目的を明確にする
- 何をするのか明確にする
- どのように行動するのか明確にする
ことの３つです。
また、アウトプットイメージを共有できているか判断するには、
- 言葉にして説明できるか
を確認するようにしましょう。
今回の内容は、以上となります。
最後に少し。
仕事とはアウトプットを出すことです。
まずはそれを正確に出せるようになることが仕事ができる人への第一歩だと考えられます。次に目的に沿ったより良いアウトプットを出すこと。最終的にはそれをいかに早く出すこと。
これらが評価の差となります。
最初から早く正確にアウトプットが出せる人はほんの一部の人だけです。まずは正確にアウトプットを出せるように本記事の内容を意識して行動しましょう。
