会議や打合せが
- 設定した時間通りに終わらない
- 時間通りには終わったけど思ったアウトプットが出なかった
そうなると困るけどそうなりがちなのが現実ではないでしょうか。
僕は、忙しい上司にやっと時間をとってもらって打合せをしたのに相談したいこととは全く別の話題になってしまい、結局何も解決しないまま終わるといったことを何度か経験したことがあります。
ですが、ちょっとした工夫をすることで時間を短縮することも、思った通りのアウトプットを出すこともできるようになります。
今回はその内容についてご紹介します。
悩み：会議や打合せの時間内にほしい結論が出ない
この記事を読むと…
結果：時間内にほしい結論をだしてもらえるようになる
会議や打合せの時間を短くすることができる
会議や打合せを効率よくやる進め方
会議や打合せを効率よく進めるには
- 時間を意識すること
- 目的とアウトプットを意識すること
が重要となります。
参加者全員に意識させることが重要なので、会議や打合せの始めにこれらを宣言したうえで、ホワイトボードなど目にはいりやすいところに書いておくことが望ましいです。
これらを意識する大きな目的は議論が発散することを防ぐためです。
それぞれの詳細については次の通りです。
設定時間を明確にする
時間を制限することで
- 集中力が上がる
- ムダな話をしなくなる
というメリットがあります。
これにより、議論にメリハリをつけることができるようになります。
時間を設定する際のポイントとしては、何についての話に何分、結論をまとめるのに何分と分けて決めることです。
結論がまとまらないまま終わってしまうと、会議や打合せ後に結局何をどうするのか分かりづらく次の行動に移しづらくなってしまいます。また、人それぞれに違う結論を持ってしまう可能性もあり、それが原因で仕事の進め方にすれ違いが起きてしまうこともあり得ます。
必ず結論をまとめる時間を設定するようにしましょう。
タイムキーパーを設ける
議論に夢中になってしまい時間をおろそかにしてしまうこともあると思います。
それを防ぐためにタイムキーパーを設けるのも良いです。
それが厳しいという場合は、会議机に卓上の時計を置いておいたり、参加者の目線の先(ホワイトボードやプロジェクターの投影先など)に時計を置いておくだけでも良いです。
あくまでも時間を意識させることが重要です。
目的を明確にする
目的を明確にすることで議論の論点がずれることを防ぐことができます。
会議や打合せが時間通りに終わらない一番の原因は、本来の目的から外れた余計な話が多いことにあります。
例えば、資料の内容に過不足がないかどうか確認をしたいのに、それ以前に出した関係ない資料の話をしだす場合などです。
そういった場合にその時行っている会議や打合せの目的を明確にしていれば、話を戻すことができます。
必ず始めに目的を明確にしましょう。
結論(アウトプット)を明確にする
目的に対してどういう結論(アウトプット)を出したいのかを明確にしましょう。
前項の例について考えると、目的と結論は
目的：資料内容に過不足がないことを確認する
結論：過不足なし
or 過不足があれば何の項目か？何が余計か？何が不足か？を明確にする
となります。
議論を始める前にこれを明確にすることで、
- どのように会議(打合せ)が進められるのか？
- どのように資料を見ればいいのか？
などが分かるので、参加者各人が自分が何をすればよいのかを理解でき、開催者が思ったような結果を出してもらいやすくなります。
効率よく進めるために事前にやっておくこと
会議や打合せを効率よく進めるために必要なことが分かったので、事前に準備するべきものがあることは分かっていただけていると思います。
ここでは前項の内容にあったものに加えて、プラスαであったほうが良いものを挙げていきます。
目的と結論(アウトプット)を明確にしておく
今回行う会議や打合せの目的と結論(アウトプット)を事前に明確にしましょう。
それぞれについて明確にしておくべきことは
目的：何のためにやるのか ？何をやるのか？など
結論：何が分かればよいか？今後何をすべきか？など
です。
特に結論に関しては、５Ｗ１Ｈ（Why / What / Who / Where / When / How）を意識してまとめられると分かりやすくて良いです。
参考資料を配布しておく
会議や打合せで議論をするうえで知っておいてほしい情報や知識があると思います。
それについてまとめられた資料を準備し、会議や打合せの前に配布しておきましょう。
議論の場で一人一人の簡単な内容の質問にひとつひとつ答えていては時間が足りませんし、結果として思ったような結論は出せません。
メールなどで必ず配布するようにしましょう。
内容の連絡と資料の事前送付
会議や打合せがある場合、参加者には事前に連絡を入れると思います。
その際に、時間や場所だけでなく、目的と結論(アウトプット)も一緒に伝えましょう。
それを事前に知っておくことで、参加者各人が自分が何をすればよいのかを理解でき、開催者が思ったような結果を出してもらいやすくなります。
また、事前に知っておいてほしい情報や知識がある場合は、その資料も含めて連絡するようにしましょう。
まとめ
会議や打合せを効率よく進めるには
- 時間を意識すること
- 目的とアウトプットを意識すること
が重要ということが分かっていただけたでしょうか。
会議や打合せは、それが始まってから考え始めるのでは時間のロスが大きすぎます。
始まる前から内容を考え、始まってからは意見をすり合わす時間として使いましょう。
限られた時間の中で結果を出すには、時間の使い方を考えて行動する必要があります。他のことについても、どうすればムダを省けるのかを考えていきましょう。
それでは、
皆さんが少しでもお早く帰れますように
