仕事を頼んだが進捗が芳しくない
思ったようなアウトプットが出てこない
経験がある方も多いのではないのでしょうか？
その担当者をできない人だと思い、以後頼らないようにするのは簡単です。
しかし、そのようなことを繰り返していては仕事を依頼できる人はほんの一握りになってしまいます。加えて、自分が行う仕事が増えてしまい、時間をかけるべき仕事に時間がさけなくなってしまいます。
結果として、自分も充分な結果が出せなくなります。
では、どのように対応すればいいのでしょうか？
なぜ思ったようなアウトプットが出てこないのか？
そもそも、なぜ思っているようなアウトプットが出てこないのか？
答えは簡単です。
依頼者のイメージと担当者のイメージとに相違があるからです。
依頼者は担当者に業務を頼む時点で大まかなアウトプットイメージができているはずです。
しかし、そのイメージを伝えずに済ませる場合があると思います。
これは、自分には他にやるべきことがあり説明する余裕が持てなかったり、説明しなくても自分がイメージしているものと同じような形のものを作ってくれるだろうという勝手な期待と想像からです。
よっぽど定型的なものであれば説明をする必要はないでしょう。
しかし、そうではないことがほとんどだと思います。
では、イメージの違いを埋めるためにはどうすればよいのでしょうか？
アウトプットイメージを共有するときのポイント
アウトプットイメージを共有するときは、3つのポイントを押さえましょう！
これさえ押さえておけばＯＫです！
目的を伝える
なぜ行うのか？
用途はなんなのか？
誰を対象とするのか？
など明確な目的を伝えましょう。
なぜ目的を伝えなければならないか？
目的が分からないということは、考えの軸がないことと同じです。
軸がなければ、それに付随する情報はまとめようがありません。内容をまとめるどころか、集める情報が多すぎて発散してしまいます。
結果として、時間だけが進んでしまい仕事が進んでいないという状態になってしまいます。
例えば、説明資料を作ってほしいと頼まれた場合、
- 就活性に説明するためものか？
- 新人に説明するためのものか？
- 部長に説明するためのものか？
など目的により内容の構成が大きく変わってしまいますよね。
なので、必ず目的を伝えるようにしましょう！
モチベーション維持にもつながる
また、担当者からすれば、「なぜそれをやらなければならないのか？」という理由や意味が分からなければ、やらされている印象を受けてしまいます。
やらされてる感があると担当者のモチベーションは下がってしまいます。
モチベーションが下がってしまうと、時間がかかったり、いい加減な内容になったりしかねません。
目的を伝えることはその防止にも繋がります。
図示して伝える
【百聞は一見に如かず】という言葉があるように、言葉で説明するより視覚的に図などを見た方が理解するのは容易です。
新しいことをやってみるときを想像してみてください。
言葉であれこれ説明されるより、やっているところを見せられた方がイメージできますし、わかりやすいですよね。そういうことです。
資料作成の依頼時は手書きでたたき台を作成した方がよいでしょう。
裏紙などを使用して、簡単な図や大まかな項目、余裕があれば概要文などを書き、自分のイメージを共有しましょう。
明確な形式が分かれば、担当者が余計な内容を書いてしまったり、必要のないグラフや表などを作ったりすることを防ぐことができます。
それに加え、担当者の余計な業務時間を削減できます。
また、何度も確認・修正する手間を省くことにもつながり、ます。
自分の考えを伝える
アウトプットに対し、自分がどのように考えたのかを担当者へ伝えましょう。
それにより、担当者はなぜその形式なのか理解することができ、納得して仕事にとりくめます。
また、自分の考えに対する担当の意見を聞いてみることで、自分が気付かなかった点に気づける可能性もあります。
そうすることで、より良い選択ができ、より納得できるアウトプットへ繋がります。
多忙な時や急ぎの時ほど、業務に対して視野が狭まってしまいがちです。だからこそ、自分のイメージが適切かの確認も含め、担当者と意見交換しイメージをすり合わせましょう。
まとめ
イメージを共有することで、担当者はムダに凝ったことをしなくなりますしムダな時間の削減にもつながります。
もちろん、説明や共有の時間は増えてしまいますが、それ以上にやり直しやムダな業務時間は削減されるはずです。
先のムダをなくすために時間を投資している、と考えると説明の時間は余計な時間ではありません。
このような業務マネジメントは課長や部長などの幹部社員が行うのが主ですが、彼ら以外がやってはいけないことではないのです。
ひとりひとりが意識して行うことでムダは大きく削減できるはずです。
まずは自ら行動するという意識をもって、日々の仕事に取り組んでいきましょう！
