チームで仕事を行う上で、業務管理としてスケジュール表が作成されると思います。
これがうまくできていないとスムーズに仕事が進まないどころか抜け漏れの発生による出戻りやスケジュールの見直し、期日の延長などプロジェクト全体に関わってきます。
では、チームで管理するスケジュールはどのようなものにすればよいのでしょう？
どういうスケジュール管理表を作成すべきか？
そもそもスケジュール管理において明確にしておくべきことはなんでしょう？
それは、「いつ」「何を」するのかを明確にしておくことです。
仕事の場合、それらを具体的にすると
- 時系列
- 重要イベント
- イベントまでにやるべき項目
といったものが挙げられます。
また、チームの場合は複数人が同じ仕事（プロジェクト）に携わるので、「誰が」「何を」するのかを明確にしておくべきです。
なぜなら、複数人が同一の仕事を重複して進めてしまう場合が発生しうるからです。
一緒に協力して仕事を進めるのならまだしも、それぞれ個別に仕事をしてしまうと同じことをやっているだけなのでムダでしかありません。
だからこそ、「誰が」「何を」するのかを明確にしておく必要があります。
そのため、チームでの仕事の場合は、
- 時系列
- 重要イベント
- イベントまでにやるべき項目
- 担当者（担当Gr.）
を明確にしたスケジュール管理表を作成する必要があります。
スケジュール管理表の作り方
表計算ソフトを使用する
前項で紹介したようなスケジュール管理表は表計算ソフトで簡単に作成できます。
表計算ソフトとは、Excelやスプレッドシートなどのことです。
以下ではExcelでの作り方について紹介していきますが、マクロなどは使わないので他のソフトでも作成可能です。
ぜひ以下の手順に沿って作成してみてください。
ちなみにExcelの場合は、Excelを開いてCtrl＋Nを押すと新しいExcelファイル（空白のブック）が作成できるので覚えておくと便利です。
まずは以下のような状態を準備してください。
上部に日付欄を作成
シート上部に日付欄を作成しましょう。
下図のように1～2行程度で書かれていれば、表記はどういった形式でも構いません。みなさんのお好みに合わせて作成してください。日付さえ分かればOKです。
日付欄を作ったら、次に休日の列を色付けしましょう。
他社などとのやり取りがある場合はそれらの休日も分かるように新しく行を作成し、そこに色付けしていきましょう。
重要イベントも上部に記載
重要イベントはスケジュール考案の基準となります。
そのため、分かりやすいように上部に記載しておきましょう。
また、イベント開催日の欄を色付けするだけでなく、イベント内容を記載しておきましょう。
左端に項目一覧を作成
次に左端の列に業務項目一覧を作成しましょう。
このときのポイントとしては各業務を大項目、中項目、小項目に分解し、それぞれを別の行に書いておくことが重要です。文字サイズを変えるのもアリです。
コレができているかどうかでスケジュールの精度は格段に変わります。
項目を大中小と分解することができているということは、各業務の内容を詳しく把握できているということだからです。
内容を詳しく把握できていれば、どの業務がどの程度時間がかかるものか簡単に予想できます。
これが不十分だと各業務に対する必要日数があいまいになってしまい、日数を余計に計画してしまったり、逆に少なくなってしまったりしてしまいます。
そうなってしまうとリスケ（リスケジュール＝日程の再調整）が必要となってしまい、手間が増えてしまいます。
それを防ぐためにも業務の分解（詳細化）は重要なのです。
また、業務を一覧化することで抜け漏れも防止できます。
例えば、一覧化せずに下図のようなスケジュール管理表を作ったとしましょう。
これではいつ何をやるかは分かりますが、全体を見たときに何が計画に組み込まれていて何が抜けてしまっているかを確認するのが非常に面倒です。
そのため、左端に業務を一覧化することが重要なのです。
各項目の実施日を色付け
項目の一覧化ができたら、それぞれの業務をいつ実施するのかを明確にしましょう。
各業務と実施日の交点となる欄（セル）を着色して、実施日を分かるようにしましょう。
印刷して使う場合は白黒の場合が多いので、白-グレー-黒といったように色の濃淡をつけて違いが分かるようにしましょう。
Excelファイルのまま使う場合は、赤-オレンジ-黄色といった感じで色分けするとよいです。同系色の濃淡で分けていれば、急に印刷しなければならなくなった場合でも見やすくなるのでオススメです。
項目の横に担当者欄を作成
次に項目の横に担当者欄を作成しましょう。
直近の予定についてはできるだけ個人レベルで、先の予定についてはGr.レベル程度で設定しましょう。
コレがあることで、誰が何をするのかいちいち確認する手間が省けるので、仕事が滞りなく進みます。
最後に枠付やセル幅を整える
最後に枠付やセル幅を整えて見やすくしましょう。
コレに関しては個人個人で好みや感覚が異なると思いますので、見やすくなっていればどのような形でも構いません。
自分たちにあったものを見つけましょう！
まとめ
チームでの仕事では必ずチームリーダーなどのマネージャー（管理者）が全体を把握しておく必要があります。
しかし、チームメンバーの一挙手一投足すべてを常に見ておくことはできません。
そのため、チームメンバー個々人が各自で考え行動することが求められます。
ですが、自由に動きすぎると仕事の重複や抜け漏れが発生しやすいのも事実です。
それを防ぐためにも誰が見ても分かり、行動に移せるようなスケジュール表を作成しておくことが重要なのです。
その管理を徹底しておくことで仕事の進捗は劇的に変わっていきます。
まずは今回紹介したスケジュール表作成の例を基に作成してみてください！
使いづらい点があればそれに沿って改善していくことでよりチームにフィットしたものが作れると思います。
ぜひ自分のチームに合ったものを作れるよう試行錯誤してみてください！
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