会議・レビューが苦手でうまく話せない
内容は悪くないのにいい印象を持ってもらえない
などの悩みを持たれている方は少なくありません。
僕も初めてレビューを行う時、緊張のあまり頭が真っ白になってしまい、しどろもどろになりながらやったことは割と記憶に新しいです。ニガイオモイデデモアリマス
このままではいけないと思い、改善を図った結果、スムーズに進めることができるようになり、致命的な指摘を受けることもなくなりました。
今回はその改善内容について、ご紹介させていただきます。
悩み:会議やレビューで自信なさげに話してしまい多くの指摘を受ける
この記事を読むと…
結果:印象良く進められるようになり、簡単な指摘を受けづらくなる
会議やレビューをスムーズに進めらえるようになる
会議・レビューで印象良く進めるための話し方
会議やレビューで印象良く進めるための話し方のポイントは3つです。
それは、
- 大きな声で話す
- スムーズに話す
- 相手を意識して話す
の3つです。
大きな声で話す
心理学者のY・ローズ氏の研究によると、人は76~85デシベル位の声で話すことで自信がある人という印象を与えるそうです。
いきなり、76~85デシベルと言われてもどのくらいの音かピンとこないと思います。
目安として、80デシベルというのは
- 地下鉄の車内
- ピアノを1m以内で聞いたときの音
- 麻雀牌をかき混ぜる音
くらいです。
ちなみに普通の会話は約60デシベルと言われています。
つまり、76~85デシベルの声を出すには、思っているよりけっこう大きな声で話さないといけないということです。
なので、会議やレビューのときは、普段より大きい声を出すように意識しましょう。
スムーズに話す
途切れることなくスムーズに話せるということは、
- 自分が何を伝えたいのか明確にしている
- 自分の考えを整理できている
- 正確に伝えるための準備をしている
ということです。
つまり、話す内容は整理されていて聞きやすいものになっていると言えます。
そのため、聞く側としては内容を理解しやすく、良い印象を受けます。
相手を意識して話す
必ず相手の方を向いて話すようにしましょう。
相手を意識することで話し方(ペースや口調など)が自然と変わってきます。
例えば、小さな子供と話すときにはゆっくりと簡単な言葉でやさしく話しかけると思います。そういうことです。
また、会議やレビューのときには、内容を間違えないためにパソコンの画面や資料につい目が行きがちです。でも、そうしてしまうと聞く側は自分を無視して一方的に話されている印象を受けます。
会議やレビューは相手に内容を伝えるために行うものです。
必ず相手を意識して話すようにしましょう。
事前に準備すること
会議・レビューで印象良く進めるための話し方が分かったところで、それを実践できなければ意味がありません。確実にできるようにするために事前の準備をしましょう。
話す内容を整理しておく
まずは話す内容を整理しましょう。
まとめておくべきことは、
- なんのために会議・レビューをするのか(目的)
- どのようにしたいのか、できるのか(手段)
- それはなぜか(背景 / 理由 )
の3つです。
これらを明確にするだけで、だいぶ内容をシンプルにまとめることができます。
例えば、下のような感じです。
本日は〇〇についてご相談したく、会議の場を設けさせていただきました。今回は△△を決めたいと思います。(目的)
お手元の資料をご覧ください。〇〇についての現在の調査結果をまとめております。資料の通り、わが社は他社に対し、✖✖です。(背景 / 理由)
そこで、私としましては◇◇をしていく方針で進めたいと考えております。(手段)
これに対し皆さんのご意見をいただきたいと思います。
このように話したい内容を整理することで、話の構成を組み立てやすくなります。
声に出して練習する
話す内容をまとめられたら、次は実際に声に出して練習してみましょう。
声に出さず頭の中で暗唱してみることもあるかと思いますが、その場合実際に声に出してみるとスムーズに言葉が出てこないことがあります。
実際の会議やレビューの場を想像して、小さな声でいいので口を動かしてやってみましょう。
質問を想定して答えを準備する
事前に質問されそうなことを考え、その回答を準備しておきましょう。
理由としては、
- 分かりやすい回答をするため
- スムーズに進めるため(すぐに回答するため)
- 余計なことを言わないため(誤解されるような言い回しをしないため)
などが挙げられます。
質問を想定するとき、自分で考えるよりも異なるグループの人に資料を見てもらった方が良いです。なぜなら、自分で作った資料は自分にはわかるように作られていることが多いため、他者が何を疑問に思うのか分かりづらい傾向にあるからです。
まとめ
会議・レビューで印象良く進めるための話し方は
- 大きな声で話す
- スムーズに話す
- 相手を意識して話す
ことを意識することでできるようになります。
また、確実にそれができるように会議やレビューの前に
- 話す内容を整理しておく
- 声に出して練習する
- 質問を想定して答えを準備する
ようにしましょう!
あとはこれを実践していくだけです。
行動しなければ意味がありません!
すぐに行動に移していきましょう!