予定外の仕事が増えた
急に仕事をふられた
仕事をしているとこんなことってけっこうありますよね。
特に若手の方は多いのではないでしょうか？
僕もしょっちゅうあります。
こういった仕事って、元々予定していた仕事とどちらを先にやるべきか悩むこともあると思います。
今回はそのお悩みを解決する方法を僕の経験をもとにご紹介していきます！
この記事を読むと…
悩み：急な仕事（飛びこみ業務）の優先度が分からない、決められない
を解決することができる！
結果として、仕事を適切に選ぶことができ、スムーズに進められるようになる！
予定外の仕事(飛びこみ業務)の優先度の決め方
予定外の仕事の優先度は簡単に決められます。
下の図を見てください。
図中の①～④が優先度になります。
数字が小さいほど優先度は高く、数字が大きいほど優先度は低くなります。
「緊急か？」の判断基準
「緊急か？」という項目では、今すぐ対応すべきものかどうかが判断基準となります。例えば、市場で障害が起こってしまった場合や期日がその日であるような場合などです。
「すぐ終わるか？」の判断基準
「すぐに終わるか？」という項目では、30分以内で終わるかどうかを目安に判断しましょう。なぜ30分かというと、１日のスケジュール上30分程度の隙間時間あることが多く、調整がきくためです。
例えば、1日の内にちょっとした休憩や談笑の時間があると思います。それをなくせばよいだけです。
また、30分程度であれば残業が大幅に増えるわけでもありません。
そのため、30分を目安にすると良いかと思います。
もし、内容がいまいち分からず、所要時間が分からない場合は、期限・期日・納期で判断してください。
すぐ終わらないものなら内容整理から！
緊急でなく、すぐに終わらないものに関しては、時間を見つけて内容の整理をしましょう。 内容を把握しないことには、重要かどうか判断のしようがありません。
押さえるべきポイントは
- 期限、納期
- 目的
- アウトプットイメージ
の3つです。
内容整理の仕方に関しての詳しい内容は、この記事を参考にしてみてください。
また、アウトプットイメージについてなじみがない方は、こちらの記事をどうぞ。
内容を整理したら重要度を明確に！
内容を整理できたら、重要度は高いのか、それとも低いのかを明確にしましょう。
重要度は規模や他者を巻き込むかどうかで考えてみましょう。
例えば、
- プロジェクトの計画と
- 大した内容のないメールや報告書の対応
であれば、重要度は前者の方が高く、後者の方が低くなります。
仕事の優先度の決め方
おまけになりますが、仕事の優先度の決め方に関して少しだけ。
仕事の優先度を決める際には
- 緊急度
- 重要度
の2つの項目をもとに判断しましょう！
また、これらを判断するために、仕事の
- 期限、納期
- 内容
を明確にするようにしましょう！
優先度の決め方に関しての詳しい内容は、この記事を参考にしてみてください。役に立つことと思います。
