いろんな仕事があるけどどれがどんな内容なのか分からない。
内容をまとめようにも何をどのくらい把握すればいいのか分からない。
仕事始めに持ちがちな悩みだと思います。
僕も入社して3年目の始めくらいまで様々な仕事をやっていたので、ひとつひとつの仕事の内容が詳しく分からないということがほとんどでした。
しかし、3年目になりトレーニーとしての期間が終了したため、このままではいけないと思い、必要な情報は何かについて考えました。
結果として、押さえておくべき情報はたった３つでいいと分かりました。
これを意識して仕事を行うことで
- 抜け漏れを防止する
- 処理すべき仕事の順番をスムーズに決める
ことができるようになりました。
それでは具体的な内容を紹介させていただきます。
僕はこれを心がけたことで、結果として評価され、新卒4年目で開発リーダーになることができました。
仕事で押さえておくべき内容は？
仕事内容の整理をするうえで明確にすべき項目は
- 期限、納期
- 目的
- アウトプットイメージ
の３つだけです。
なぜこの３つなのか？
それぞれをまとめる理由は次の通りです。
期限・納期を明確にする
期限・納期を明確にするのは、緊急度を明確にするためです。
緊急度を把握していなければ、今日中にやるべきなのか？明日までにやればいいのか？それとももっと先なのか？ が分かりません。そうなると、優先すべき仕事なのかどうか、残業までしてやるべきことなのか判断できません。
無理のないスケジュールを立てるためにも明確にすべきです。
また、期限や納期を守ることで信頼を得ることにもつながります。それはつまり、新たな仕事の受託や昇格に対する評価にも影響してくるということです。
それだけ重要な項目であることを理解しておきましょう。
目的を明確にする
目的を明確にするのは、アウトプットを明確にするためです。
何のためにその仕事をするのか、が分からなければやっていることが正しいのかどうかの判断ができません。
例えば、資料作りをする場合を考えてみましょう。
その資料の目的が
- 部長に報告するためなのか
- 他社へ説明するためなのか
- 就活生への紹介するためなのか
では内容が大きく異なるはずです。
つまり、目的が明確でなければ、的外れな調査や資料作成に時間を割いて、ろくな結果になりません。
無駄をなくし、求められている正確なアウトプットを出すためにも目的は必ず明確にしましょう。
アウトプットイメージを明確にする
アウトプットイメージを明確にするのは、アウトプットの形をより明確にし、取り掛かりやすくするためです。
先程の例と同様に、資料作りをする場合を考えてみましょう。
部内での打ち合わせの場合は、細かな仕様値やどのような考えをもってどのように行動するかなど、事細かな内容になることが多く、箇条書きや表などを利用した資料になると思います。
それに対し、就活生への説明の場合は、他社と比べて自社の強みは何なのかなど部内の打合せに比べると大まかな内容であり、一目で見て分かりやすいようにグラフを用いることが多い資料になるでしょう。
このように、最終的なアウトプットイメージを持つことで、どのような情報が必要か取捨選択しやすくなり、行動を最適化しやすくなります。
アウトプットイメージに関しては、下記記事にもまとめているので、ぜひご参照ください。仕事を早く進めるうえで、また指示の意図を理解するうえでも活用できます。
さらに詳しくまとめる
目的とアウトプットイメージを明確にしたことで、細かな内容についても考えられるようになります。
なぜなら、目的が明確になることで結論のパターンがいくつかに絞られるからです。そうなると、必要な情報が何かを考えられるようになるため、それを得るために必要な調査やまとめるべき内容が明確となります。
それによって抽出した仕事内容をまとめるときには、大項目・中項目・小項目と詳細な内容までまとめておくと抜け漏れを防ぐことができます。
また、詳細内容を明確にしたことで仕事の全容がより明確になり仕事を進めるイメージがつきやすくなります。そのため、どの程度時間が必要なのかを推測しやすくなり、より正確なスケジュールを立てられるようになります。
詳細のまとめ方としては、下記記事中の「to doリストを用いて管理」の項目をご参照ください。きっと役に立つはずです。
処理すべき順番を決める
仕事内容を整理したら、次は処理すべき順番を決めましょう。
順番の決め方は、仕事の緊急度と重要度から判断します。
そして、処理すべき仕事の順番は
- 緊急であり重要
- 緊急であり重要でない
- 緊急でなく重要
- 緊急でなく重要でない
の順番です。
詳しくは下記記事にまとめてありますので、ぜひご参照ください。
まとめ
最後に今回の内容を振り返ります。
各仕事において押さえておくべき内容は、
- 期限、納期
- 目的
- アウトプットイメージ
の3つだけです。
これだけで概要は充分に説明できます。
また、仕事内容を整理することで、どうしても自分が取り組めない場合でも他の人にスムーズに依頼ができますし、仕事内容が明確になったことで仕事を進めるイメージができやすくなるため仕事が終わるかわからないという不安も減ります。
それにより、気持ちに余裕ができるので他の仕事にも集中することができます。
このように、ほんのちょっと時間をとって仕事内容を整理するだけでプラスになることはとても多いのです。
始めは慣れないことで時間がかかってしまうこともあると思いますが、続けてやっていくことでだんだんと早くできるようになります。
続けることで必ず結果は出ます！
ぜひ続けてやってみてください。
