毎日の様々な仕事の上でコミュニケーション（情報伝達、報告、連絡、相談など）は必須ですよね。
僕はこのコミュニケーションにおいて、だいぶ悩んでいた時期があります。
というのも、試験結果や打合せ前の相談において、先輩や上司に報告や相談をすることが多々あったのですが、度々「何が言いたいのか分からない」と言われてしまうことがあったからです。
そこで僕は、
- 自分はどのように話しているか？
- どうして伝わらないのか？
を考えた結果、ある問題点に気づきました。
それを解決したことで、
- 聞き返されることがなくなった
- 自分の意図を理解してもらえるようになった
という結果を出すことができました。
これから、
- 何が問題だったのか？
- どうやってその問題を解決したのか？
- 解決するために何を意識したか？
についてご紹介させていただきます。
僕はこれを心がけたことで、結果として評価され、新卒4年目で開発リーダーになることができました。
なぜうまく伝わらない？
何の話か明確にしていない
1つ目は何の話なのかを明確にしていなかったことです。
元々、僕が相談などに行ったときにどのように話していたのかというと、「さっきの資料の件なんですけど…」とか「この間の打合せの件なんですけど…」という話し出し方でした。
このような話し方だと、「さっきのってなんだっけ？」とか「この間のってどれのことだろう？」と相手は考える時間が必要となります。
何についての話か分からなければ、その後の詳細な内容なんて考えようがありません。
なので、必ず「〇〇の報告書についてですが…」や「先日の〇〇の打合せで指摘された△△についてですが…」のように具体的に何の件についてなのかを始めに明確にするように話し方をかえました。
そうすると、何の件についてかすぐに理解してもらえるようになり、話がスムーズに進みやすくなりました。
相談の目的を明確にしよう
2つ目は相談の目的を明確にしていなかったことです。
先程の例の続きになるのですが、相談に行った際に「さっきの資料の件なんですけど、表にしてまとめるという話だったと思うんですけど、グラフに直してもいいですか？」というように相談してしまうことが多々ありました。
この場合、なぜ表ではなくグラフにするのかについて目的や理由が分かりませんよね？
そのため、「なんで変える必要があるの？」とか「とりあえず1回作ってよ」と言われてしまうことが多かったです。
そこで、「視覚的に分かりやすく、伝わりやすくするために表ではなくグラフにしようと思うのですがどうでしょうか？」というように目的を明確にして、具体的にどうするのかを伝えるようにしました。
こうすることで、自分の意図が相手に伝わり、「確かにそうだね。そう変更しようか」など相手に理解してもらえ、より良いものを作れるようになりました。
うまく伝えるために準備すること
自分の意図を正確に伝え、相手に理解されるには、
- 何の話かを明確にすること
- 目的を明確にすること
- 具体的にどうするのかを明確にすること
を意識すればよい、ということは分かっていただけたかと思います。
つまり、報告・連絡・相談の前にこの３つの項目をまとめておけば良いということです。
この３つの項目は2W1Hに当てはめることで簡単に整理できます。
２Ｗ１Ｈで思考を簡単に整理する
自分の思考を整理する際、２Ｗ１Ｈを押さえると簡単に内容をまとめられます！
２Ｗ１ＨとはWhy・What・Howのことです。
改めて、この３項目について説明させていただきます。
Ｗhat
この項目で「題目を明確化」します。
何の件なのか？です。
上の例だと、「何」の報告書か「何」の打合せかという部分です。
これを明確にしていなければ、相手は何の話を聞かされているのか分からず、難についての話なのか考える必要が出てきてしまいますので、これ以降の話をそもそも聞いてくれない可能性がでてきます。
必ず明確にしてください。
Ｗhy
この項目で「目的を明確化」します。
なぜやるのか？なんのためなのか？などですね。
上の例だと、「視覚的に分かりやすく、伝わりやすくするため」という部分です。
目的は考え方の軸＝思考の軸となります。
目的によって考え方は大きく変わります。
目的がない業務はありません。もし、本当に目的がないのならば、それは不必要な業務なので、やめてしまいましょう。伝える必要もないです。
Ｈow
この項目では「行動を具体化」します。
どのようにやるのか？どうするか？などです。
上の例だと、「表ではなくグラフに変更する」という部分です。
どの部分をどうするのか、いつまでに誰に何を確認するのかなどどう行動するのかを明確にしましょう。
２Ｗ１Ｈを押さえていない説明と押さえた説明の違い
【２Ｗ１Ｈを押さえれば思考を簡単に整理できる！】で挙げた例を用いて、資料作りを依頼する人の２Ｗ１Ｈを押さえていない説明と押さえた説明をしてみましょう。
①２Ｗ１Ｈを押さえていない説明
「〇〇部長に新商品の説明するから、資料まとめといてよ。とりあえず、１回報告しろって言われちゃったからさ。ささっと作っちゃって。あと、報告のために打合せの時間、30分くらいとっといて。よろしく。」
②２Ｗ１Ｈを押さえた説明
「〇〇部長に新商品の説明するから、資料まとめといてよ。目的としては、新商品の仕様の報告だよ（Why）。最終的に営業部にも説明するから、パワポ(パワーポイント)で作成してね（What）。あと、ウリが分かりやすいように他社製品との差異と詳細仕様を比較表にしてまとめて、網掛けにしとこう（How）。パワポ作成前に内容に不備がないか確認したいから、手書きで資料のたたき台作成して見せて（How）。それ確認してから、打合せの日程決めるから。よろしく。」
どうでしょうか？
①ではどのような資料を作ればいいか想像しづらく、何から手を付けようか悩んでしまいます。
②では最終的な資料の想像がしやすく、また、ひとつひとつの内容に理由が添えられていることもあり、依頼される側も納得して業務ができます。
まとめ
以上のように、２Ｗ１Ｈを押さえるだけで、内容が簡単にまとめられます。
ここでは、口頭説明の場合を例に挙げさせていただきましたが、簡単な手書きのメモでもよいので目に見える形で伝えた方が圧倒的に伝わりやすいです。
２Ｗ１Ｈを押さえることと併せて用いることで、スムーズに伝達ができるようになることでしょう。
明日からの業務に活かしていきましょう！
それでは、
皆さんが少しでも早く仕事を終えられますように
